سجل غير قابل للتعديل يضمن عدم الإنكار (Non-Repudiation)
معايير SOC 2 و ISO 27001 و ZATCAوفقاً لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لمنظومة الفوترة الإلكترونية ومعايير التدقيق المحاسبي والأمني الدولي، يُصمم سجل التدقيق في فواتير وفق مبدأ الثبات التام (Append-Only Immutability)؛ حيث يُمنع منعاً باتاً تعديل، أو حذف، أو إعادة كتابة أي حركة مسجلة، حتى من قِبل مديري النظام أو الإدارة العليا، مما يوفر بيئة رقابية محصنة تضمن المساءلة القانونية والشفافية الكاملة.
توثيق هوية المستخدم المنفذ، بريده الإلكتروني، التوقيت بالثانية، وعنوان IP للجهاز المتصل في لحظة التنفيذ.
تتبع تسلسلي كامل لكل وثيقة: من أنشأها، متى اعتمدت، من قام بشحنها أو استلامها، وأي عملية إلغاء طرأت عليها.
حفظ الحركات الرقابية في ملفات طوارئ محلية مشفرة في حال حدوث أي انقطاع في الاتصال لضمان عدم سقوط أي أثر تدقيقي.
استعراض واجهة سجل التدقيق وأدوات التصفية المتقدمة
لوحة تحكم مركزية متقدمة تتيح البحث الفوري، والفرز حسب نوع العملية، وتصفية الفروع، واستعراض عناوين IP والبيانات المرجعية.
انقر على الإطار أعلاه لمعاينة الشاشة بالحجم الكامل
أعمدة جدول سجل التدقيق وبيانات الحركات
1. التاريخ والوقت والمستخدم المنفذ
- التاريخ والوقت: توثيق التاريخ والميلادي بدقة الثواني بنمط زمني غير قابل للتلاعب (ISO Timestamp).
- المستخدم المنفذ: اسم الموظف المنفذ، بريده الإلكتروني، وحالته. إذا كانت الحركة آلية تظهر شارة رمادية خاصة
نظام (SYSTEM). - عنوان IP للجهاز: توثيق العنوان الشبكي (IP Address) للجهاز المنفذ للعملية لتعزيز الأمان السيبراني.
2. نوع العملية والرقم المرجعي والبيان
- نوع العملية: شارة ملونة ذكية تصنف نوع الإجراء (أخضر للاعتماد، أحمر للإلغاء، أصفر للشحن والمناقلة، أزرق للإنشاء).
- الفرع / الوحدة: اسم الفرع أو نقطة البيع التي تمت من خلالها المعاملة.
- الرقم المرجعي: رقم الفاتورة أو القيد أو سند الصرف أو أمر التشغيل المرتبط بالحركة.
- زر التتبع (Timeline): استدعاء النافذة المنبثقة للخط الزمني الخاص بهذه الوثيقة.
التصنيف الشامل للعمليات المدعومة في سجل التدقيق
يغطي سجل التدقيق كافة الأنشطة والموديولات التشغيلية في المنصة؛ لضمان عدم وقوع أي حركة مالية أو مخزنية خارج إطار الرقابة.
| الموديول / القسم | العمليات المراقبة والموثقة | الأثر الرقابي والقانوني للحركة |
|---|---|---|
| المبيعات والفواتير | INVOICE_CREATE / APPROVE / CANCEL | توثيق إنشاء الفواتير، اعتمادها وترحيلها للهيئة (Clearance/Reporting)، وأي محاولة لإلغاء أو تعديل الفاتورة. |
| المشتريات والموردين | PURCHASE_CREATE / APPROVE | تسجيل فواتير المشتريات المحلية والمستوردة واعتماد التكاليف وإثبات استحقاقات الموردين. |
| المستودعات والمخزون |
TRANSFER_CREATE / SHIP / RECEIVE / CANCEL ADJUSTMENT_POST / INVENTORY_RECLASSIFY |
تتبع أوامر النقل بين المستودعات ومحاضر التسوية الجردية (فروقات الجرد) وإعادة تصنيف الدفعات والصلاحية. |
| السندات والمدفوعات |
RECEIPT_CREATE / CONFIRM / VOID VENDOR_PAYMENT_CREATE / VOID |
توثيق سندات القبض المالي، سندات الصرف للموردين، وعمليات الإلغاء (Voiding) مع توثيق أسباب الإلغاء. |
| الخزائن والبنوك والعهد |
TREASURY_TRANSFER / BANK_DEPOSIT CUSTODY_DISBURSE / SETTLE / CLOSE |
تحويلات النقدية بين الخزائن وصناديق الفروع، إيداعات البنك، وصرف وتسوية وإقفال عهد الموظفين النقدية. |
| الأستاذ العام والفترات |
JOURNAL_ENTRY_POST / REVERSE PERIOD_CLOSE / FISCAL_YEAR_CLOSE |
اعتماد قيود اليومية، عكس القيود، إغلاق الفترات المحاسبية الشهرية، والإقفال السنوي النهائي. |
| التصنيع والإنتاج | PRODUCTION_ORDER_CREATE / COMPLETE | أوامر تشغيل خطوط الإنتاج، حجز المواد الخام، وتسجيل كميات المخرجات الفعلية والهدر المعياري (IAS 2). |
| الأصول الثابتة والإهلاك |
ASSET_CREATE / UPDATE / TRANSFER ASSET_DEPRECIATION / ASSET_DISPOSE |
تسجيل الأصول، نقل عهدة الأصل بين المواقع، تشغيل دورات الإهلاك الدورية، واستبعاد وبيع الخردة. |
نافذة تتبع الوثيقة الفردية (Document Audit Trail Modal)
ميزة التدقيق المركّز التي تستعرض تاريخ حياة أي مستند مالي أو تجاري منذ لحظة إنشائه وحتى تسويته أو إقفاله.
عند النقر على زر "التتبع" المقابل لأي وثيقة في جدول السجل، أو النقر على خيار "سجل التدقيق والتتبع" في قوائم الإجراءات بشاشات الفواتير وأوامر الإنتاج وسندات القبض، يفتح النظام نافذة حوارية تعرض خطاً زمنياً تفاعلياً (Interactive Timeline):
العقد الزمنية الملونة
تتميز كل نقطة زمنية بلون يوضح طبيعة الإجراء (أخضر للاعتماد النهائي، أحمر للإلغاء، أصفر للتحويل، أزرق للمسودة).
تسلسل المسؤوليات
معرفة الموظف الذي أصدر المستند، ومن قام بمراجعته، ومن وقّع على استلامه، بدقة متناهية تمنع تداخل المسؤوليات.
عزل الصلاحيات والأمان
يتحقق النظام برمجياً من صلاحية المستخدم؛ فإذا لم يكن مصرحاً له بمشاهدة تدقيق وثيقة حساسة يتم حجب السجل برسالة أمان فورية.
آلية طابور الطوارئ البديل ومزامنة السجلات (DLQ Buffer)
بنية تحتية هندسية مرنة تضمن عدم فقدان أي حركة رقابية حتى أثناء انقطاع الاتصال بقاعدة البيانات أو فترات الصيانة.
في حال واجه النظام بطئاً في الشبكة أو انقطاعاً مؤقتاً في الاتصال بقاعدة البيانات المركزية أثناء قيام موظف باعتماد فاتورة أو سند، لا يتم إيقاف المعاملة أو تعطيل العمل؛ بل يقوم محرك الأمان في فواتير بتسجيل الحركة التدقيقية في ملف طوارئ محلي مشفر ومحمي.
شريط التنبيه الرقابي اللحظي
تلقائياً، فور وجود أي سجلات محفوظة في طابور الطوارئ، يظهر شريط تحذيري أعلى شاشة سجل التدقيق يوضح عدد السجلات المعلقة (Pending Count).
زر "مزامنة السجلات الآن" (Replay DLQ)
بمجرد استقرار الاتصال، يمكن لمدير النظام النقر على زر المزامنة؛ ليقوم المحرك بإعادة ترحيل السجلات بالكامل لقاعدة البيانات ووسمها بشارة: مسترجع من DLQ لضمان النزاهة التامة.
التمييز الذكي بين حركات المستخدمين وعمليات النظام المؤتمتة
الفصل المحاسبي الواضح بين ما نفّذه الموظفون بشرياً وما نفذه النظام آلياً في الخلفية.
حركات المستخدمين البشرية (User Actions)
تظهر باسم المستخدم الصريح المعتمد في شجرة الصلاحيات، مع بريده الإلكتروني، ودائرته الرمزية، وتفاصيل عنوان الـ IP الميداني، مما يثبت مسؤوليته الكاملة عن إدخال الفاتورة أو تعديل بطاقة الصنف أو اعتماد سند الصرف.
عمليات النظام المؤتمتة (SYSTEM Actions)
يميزها النظام بأيقونة التروس وشارة رمادية بارزة نظام (SYSTEM)؛ مثل قيود الإهلاك الشهري التلقائية للأصول الثابتة، حجز المواد الخام التلقائي عند بدء أمر الإنتاج، وتوليد إشعار تسوية الأرباح والخسائر، مما يمنع الخلط بين أخطاء المستخدمين والعمليات الخلفية للنظام.
الأسئلة الشائعة حول سجل الرقابة والتدقيق (Audit Logs)
هل يملك أي مستخدم أو مدير نظام صلاحية حذف أو تعديل أي سطر في سجل التدقيق؟
قطعاً لا؛ سجل التدقيق محمي برمجياً وهندسياً بقواعد صارمة تمنع عمليات التعديل أو الحذف (No UPDATE / No DELETE). وكل حركة تُسجل بطريقة الإلحاق فقط (Append-Only) لضمان النزاهة القانونية أمام مراجعي الحسابات وهيئة الزكاة.
ما هي المدة النظامية التي يحتفظ فيها النظام بسجلات الحركات وتتبع المستخدمين؟
يحتفظ النظام بكافة السجلات طوال فترة اشتراك المنشأة وبما لا يقل عن 6 سنوات وفق أحكام نظام الشركات ونظام ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية، مع دعم الأرشفة السحابية المشفرة.
كيف يساعد سجل التدقيق في كشف محاولات التلاعب بالأسعار أو الأصناف؟
يوثق السجل التغييرات التي تطرأ على أسعار بطاقات الأصناف أو تعديل الفواتير مع اسم المستخدم الذي أجرى التعديل وتوقيته الدقيق بالثانية وجهازه المتصل، مما يتيح للمراجع الداخلي كشف أي حركة شاذة فور حدوثها.
هل يمكن للمراجع القانوني الخارجي فحص سجل التدقيق مباشرة؟
نعم، تتيح المنصة منح حساب بصلاحية "مدقق خارجي" تُمكّنه من تصفية واستعراض سجل التدقيق والخط الزمني للوثائق المالية ومطابقتها مع قيود اليومية دون السماح له بإجراء أي تعديل أو إدخال جديد.