مفهوم إدارة المستخدمين والصلاحيات في فواتير
تعتمد منصة فواتير على نظام التحكم في الوصول القائم على الأدوار (Role-Based Access Control - RBAC) مدعوماً بمحددات عزل الفروع المتعددة (Branch Scoping). يتيح هذا النظام لمالك المنشأة أو المدير المالي منح كل موظف المستوى المناسب من الصلاحيات بما يحقق متطلبات الرقابة الداخلية المحاسبية (Segregation of Duties).
عزل صلاحية إنشاء الفواتير أو القيود عن صلاحية الاعتماد والترحيل النهائي، لمنع الأخطاء والاحتيال المالي.
تحديد الفرع أو الفروع المسموح للمستخدم رؤيتها والعمل عليها، مما يمنع موظفي فرع معين من الاطلاع على مبيعات فروع أخرى.
التحكم في الموظفين المصرح لهم بإرسال الفواتير لزاتكا فوراً أو إلزامهم بمسار الموافقة عبر الرسائل أو المدير.
مؤشرات الأداء والحالة في أعلى الشاشة
توفر الشاشة في أعلاها 4 بطاقات إحصائية ذكية تقدم ملخصاً آنياً لوضع الحسابات وفريق العمل في منشأتك:
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
توضح العدد الكلي للمستخدمين وحسابات الموظفين المسجلة تحت مظلة منشأتك لمتابعة حجم الكادر المضاف.
ترصد الحسابات المفعلة القادرة على تسجيل الدخول وإصدار العمليات، مع بيان الحسابات المعطلة مؤقتاً.
تُظهر مدى تغطية وتوزيع المستخدمين على الفروع المختلفة والتأكد من وجود مسؤولين لكل فرع تشغيلي.
ترصد توزيع المسؤوليات بين الإدارة والمحاسبة ونقاط البيع والمخازن بما يحقق مبدأ فصل المهام الرقابي.
الأدوار الوظيفية ومستويات الصلاحيات المتاحة
تتضمن المنصة مجموعة أدوار معرفة مسبقاً ومطابقة لواقع المنشآت التجارية والمحاسبية في المملكة العربية السعودية:
| الدور الوظيفي | نوع الحساب المدعوم | الوصف والمسؤولية | نطاق العمل والصلاحيات | الاعتماد المالي |
|---|---|---|---|---|
| مدير فرع (BRANCH_MANAGER) | الخدمي والشامل | إدارة تشغيلية شاملة داخل الفرع المسند | صلاحيات إدارية وتشغيلية واسعة داخل الفرع: الفواتير والمبيعات، السندات، العملاء، ومتابعة العمليات اليومية | معتمد تشغيلي للفرع |
| مدير مالي / رئيس حسابات (FINANCIAL_MANAGER) | الخدمي والشامل | كامل الصلاحيات المحاسبية والرقابية السيادية | شجرة الحسابات، مصفوفة التوجيه، إقفال الفترات والسنوات المالية، اعتماد وترحيل القيود وعكسها، والرقابة على التقارير المالية | اعتماد مالي سيادي |
| محاسب مالي (ACCOUNTANT) | الخدمي والشامل | العمليات المالية والقيود اليومية | مسودات القيود اليومية، الفواتير، المشتريات، الموردين، السندات المالية، كشوفات الحسابات، والإقرار الضريبي | حسب التخصيص |
| مسؤول مبيعات / كاشير (CASHIER) | الخدمي والشامل | نقطة البيع وإصدار الفواتير | الوصول لنقاط البيع السريعة (POS)، إنشاء وإصدار الفواتير المبسطة B2C، إدارة العملاء، وسندات القبض | مبيعات نقدية ونقاط بيع |
| مدقق / مراجع خارجي (AUDITOR) | الخدمي والشامل | قراءة واستعراض فقط دون تعديل أو حذف | مراجعة القيود اليومية، الأستاذ العام، ميزان المراجعة، الفواتير، المشتريات، الموردين، السندات، وتصدير التقارير | اطلاع وتدقيق فقط |
| مسؤول مشتريات وموردين (PURCHASING_OFFICER) | حصري للشامل فقط | المشتريات والموردين والمخزون | فواتير الشراء، بيانات الموردين والشروط الائتمانية، فحص مستويات المخزون، وسندات الاستلام المخزني (GRN) | أوامر ومسودات شراء |
| أمين مستودع (WAREHOUSE_KEEPER) | حصري للشامل فقط | إدارة المخازن والاستلام (GRN) | بطاقات الأصناف، سندات الاستلام المخزني (GRN)، الشحنات، المناقلات بين الفروع، وتسويات الجرد والتحزيم | حركات مخزنية فقط |
| مشرف إنتاج وتصنيع (PRODUCTION_SUPERVISOR) | حصري للشامل فقط | خطوط الإنتاج والتكاليف والتصنيع | هيكل شجرة المواد (BOM)، إصدار وتتبع أوامر التصنيع، تحويل المواد الخام إلى منتجات تامة، ومطابقة تكاليف وفروقات الإنتاج | تشغيل وتصنيع فقط |
يقتصر الحساب الخدمي على الأدوار الخمسة العامة (مدير فرع، مدير مالي، محاسب مالي، كاشير، ومدقق)، ولا يتضمن أي أدوار تتعلق بالبضائع أو المخازن أو خطوط التصنيع. بينما يوفر الحساب الشامل كافة الأدوار الثمانية بما فيها أدوار إدارة سلسلة الإمداد (مسؤول مشتريات وموردين، أمين مستودع، ومشرف إنتاج وتصنيع). ويمكن ترقية الحساب الخدمي في أي وقت إلى حساب شامل لتفعيل هذه الأدوار والصلاحيات تلقائياً.
شرح نافذة إضافة وتعديل المستخدم (Modal Tabs)
عند النقر على زر إضافة مستخدم جديد أو زر تعديل، تفتح نافذة إدخال تفاعلية منظمة في قسمين رئيسيين:
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
محتويات وحقول نافذة إعداد المستخدم (User Editor Modal)
تتألف النافذة من مجموعة حقول واضحة لضبط بيانات الموظف وصلاحياته في ثوانٍ معدودة:
- الاسم الكامل: اسم الموظف الرسمي كما يظهر على الفواتير الصادرة وسجلات التدقيق.
- البريد الإلكتروني: يمثل اسم الدخول الفريد للمنصة (Username) وتُرسل إليه إشعارات النظام.
- رقم الجوال: وسيلة التواصل المعتمدة وتوثيق الدخول عبر واتساب أو الرسائل.
- كلمة المرور: تعيين كلمة المرور الأولية أو تحديثها لحساب الموظف.
اختيار الدور المناسب لاختصاص الموظف من قائمة الأدوار الثمانية المعتمدة (مدير فرع، مدير مالي، محاسب مالي، كاشير، مدقق، أو أدوار الحساب الشامل: مسؤول مشتريات وموردين، أمين مستودع، مشرف إنتاج). يحدد هذا الدور الشاشات والعمليات والصلاحيات المسموح له بالوصول إليها تلقائياً.
مفتاح تحكم يحدد ما إذا كان المستخدم يملك صلاحية إرسال الفواتير فوراً للهيئة (ZATCA)، أو إلزام فواتيره بالدخول في دورة تدقيق وموافقة من قبل المحاسب المالي أو المدير قبل ترحيلها النهائي.
إسناد فرع واحد أو عدة فروع مصرح للموظف العمل عليها؛ حيث تُعزل شاشات المبيعات ونقاط البيع وسندات الصرف والتقارير لتقتصر حصرياً على الفروع المحددة له دون غيرها.
الأسئلة الشائعة حول المستخدمين والصلاحيات
هل يمكن لمستخدم واحد العمل على أكثر من فرع؟
نعم، يمكنك في قسم الفروع المسندة تحديد فرع أو عدة فروع للمستخدم، وسيظهر له في أعلى الشاشة قائمة منسدلة للتبديل السريع بين الفروع المصرح له بالعمل عليها.
هل دور "أمين المستودع" متاح في الحساب الخدمي؟
لا، يقتصر دور أمين المستودع على المنشآت المشتركة في "الحساب الشامل" الذي يوفر إدارة متكاملة للمستودعات والمخزون وحركات الجرد. ولا يظهر هذا الدور في "الحساب الخدمي"، ويمكنك ترقية حسابك الخدمي إلى شامل في أي وقت من لوحة الإعدادات لتفعيله فوراً.
ما هو أثر تفعيل خيار "الاعتماد المباشر" على فواتير الموظف؟
عند تفعيل خيار الاعتماد المباشر، يُرسل النظام الفواتير فور إصدارها إلى منصة زاتكا (ZATCA) وتُعتمد مالياً مباشرة. أما عند تعطيله، فتُحفظ الفاتورة كمسودة داخل النظام وتتطلب موافقة واعتماداً من المحاسب المالي أو المدير قبل تصديرها النهائي للهيئة.
ما هو الحد الأقصى لعدد المستخدمين المسموح به؟
يتحدد عدد المستخدمين المسموح به بناءً على باقة اشتراك منشأتك وعدد الفروع المضافة، ويمكنك ترقية الباقة أو شراء مستخدمين إضافيين في أي وقت من لوحة الاشتراكات.
هل يؤدي حذف أو تعطيل حساب المستخدم إلى التأثير على فواتيره السابقة؟
تمنع المنصة الحذف التام لأي حساب مستخدم ارتبط بعمليات أو فواتير أو قيود سابقة التزاماً بمتطلبات الرقابة المحاسبية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويتم استبدال الحذف بـ "تعطيل الحساب"، مما يمنعه من الدخول مع الحفاظ الكامل على كافة السجلات والفواتير التي أصدرها باسمه في سجل التدقيق.
هل أنت جاهز لضبط مستخدمي وصلاحيات منشأتك؟
انتقل الآن إلى شاشة المستخدمين واضبط الصلاحيات وفصل المهام لفريقك.