نظرة عامة والهدف
شاشة إدارة عُهد الموظفين والنثريات مصممة لتنظيم دورة صرف المصاريف النثرية للموظفين والمندوبين. تضمن ضبط المبالغ المصروفة، إرفاق إيصالات وفواتير الشراء الضريبية، وحساب ضريبة المدخلات القابلة للاسترداد، وصولاً إلى استرداد الفائض وتصفير ذمة الموظف بالكامل.
لوحة مؤشرات العهد وجدول المتابعة
تعد شاشة إدارة عُهد الموظفين والنثريات المحطة الرقابية المتكاملة لمتابعة دورة حياة السيولة النقدية والمؤقتة المسلمة لمنسوبي المنشأة، بدءاً من تقديم طلب العهدة واعتماده، مروراً بصرف السيولة النقدية أو البنكية، ثم تدقيق واعتماد فواتير المصروفات والضريبة، وانتهاءً بتسوية العهدة واسترداد الفائض المالي وتصفير الذمة الدفترية.
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
توفر الشاشة في أعلاها 4 بطاقات رقابية ذكية تُحدث أرصدتها لحظياً مع كل عملية صرف أو تسوية:
إجمالي المبالغ النقدية المعلقة حالياً كذمم مدينة على الموظفين في انتظار تقديم فواتير الشراء وإجراء التسوية المحاسبية.
مجموع الفواتير المعتمدة التي تم تحميلها رسمياً على حسابات المصروفات وضريبة المدخلات وتخفيض ذمة الموظفين بموجبها.
عدد العهد التي ما تزال قيد التداول الفعلي والاستخدام الميداني ولم تُقفل أو تُصفّى بالكامل بعد.
إجمالي العهد التي تم استهلاكها بالكامل أو استرداد الفائض النقدي منها وتصفير رصيدها وإقفال ملفها محاسبياً.
يتضمن الجدول محرك تصفية سريع يدعم البحث بالنص عن رقم العهدة أو اسم الموظف أو الغرض، مع قائمة منسدلة للحالات (DISBURSED مصروفة، APPROVED معتمدة، SETTLED مسواة، CLOSED مغلقة، CANCELLED ملغاة).
TEMPORARY أو مستديمة PERPETUAL).
يتضمن كل سطر في جدول العهد زر إجراءات نقطي () يفتح قائمة منبثقة تفاعلية توفر الأوامر والعمليات التالية بحسب حالة العهدة:
يفتح نافذة تفصيلية شاملة تعرض كامل السجل المالي للعهدة: تاريخ الصرف، مصدر الأموال (خزينة/بنك)، أرقام القيود اليومية المرحلة، وسجل فواتير المصروفات المسجلة بالتفصيل مع قيم الضرائب ومراكز التكلفة وحالة كل تسوية.
يظهر هذا الأمر تلقائياً إذا تم إرفاق وثيقة موافقة أو استمارة طلب ورقية موقعة عند إنشاء العهدة. يتيح معاينة فورية داخل نافذة عارضة لملفات PDF والصور، مع زر تنزيل مباشر برمجياً (Blob Download) لحفظ المستند على الجهاز.
الأمر المحوري في دورة النثريات؛ يفتح نافذة تسجيل فواتير الشراء وإيصالات المصاريف التي سددها الموظف، واحتساب ضريبة المدخلات (15%)، وتحميلها على مراكز التكلفة، لترحيل قيد المصروفات وتخفيض رصيد الذمة المدينة للموظف تلقائياً.
يُستخدم عند انتهاء الغرض من العهدة؛ يتيح استرداد أي فائض نقدي متبقٍ بيد الموظف وإيداعه في الخزينة أو البنك، مع توليد قيد استرداد آلي يصفر ذمة الموظف تماماً ويحول حالة العهدة إلى CLOSED مغلقة نهائياً.
يتيح إلغاء طلب العهدة قبل صرف الأموال فعلياً من الخزينة أو البنك. يفتح نافذة تأكيد تُلزم بإدخال سبب الإلغاء وتوثيقه في سجل المراجعة (Audit Log)، دون إنشاء أي أثر أو قيود محاسبية في الدفاتر.
نافذة منبثقة: طلب وصرف عهدة جديدة (Modal)
تتيح لك هذه النافذة إنشاء طلب عهدة مالية لموظف محدد، وتأطير الغرض منها وسقفها المالي، مع خيار صرف السيولة النقدية أو البنكية فورياً وترحيل القيد المحاسبي لدفتر الأستاذ العام بنقرة واحدة.
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
صُمم النموذج ليغطي كافة متطلبات الحوكمة وضبط الصرف النقدي عبر الحقول التالية:
اختيار الموظف المستلم من قائمة منسوبي المنشأة المعتمدين؛ لتثبيت الذمة المالية نظامياً وقانونياً على حسابه الشخصي في الدفاتر المحاسبية.
تحديد طبيعة الإنفاق بوضوح (مثال: «نثريات وضيافة فرع الدمام لشهر أكتوبر»، «مشتريات صيانة دورية عاجلة»، «بدل انتداب معرض الرياض»).
• عهدة مؤقتة (TEMPORARY): تُصرف لمهمة محددة أو مشروع طارئ وتنتهي بإقفالها ورد الفائض فور اكتمال العمل.
• عهدة مستديمة (PERPETUAL): مخصصة لصناديق النثريات الدورية بالفروع، وتخضع للاستعاضة المستمرة (Imprest System) لتعويض المستهلك وإعادة رصيدها لسقفها المعتمد دون إغلاق العهدة.
تحديد السقف النقدي المصرح به بالريال السعودي. يمثل هذا المبلغ الحد الأقصى للمطالبات والفواتير التي يمكن تسويتها بموجب هذه العهدة.
عند تفعيل خيار «صرف العهدة فورياً وترحيل القيد الآن»، يطلب النموذج اختيار مصدر السيولة إما الخزينة النقدية أو الحساب البنكي. يقوم النظام بالتحقق اللحظي من توفر رصيد كافٍ في الخزينة أو البنك تحت القفل التشاؤمي ويمنع السحب على المكشوف، ثم يولد قيد الصرف فورياً وتتحول الحالة إلى DISBURSED. وإذا لم يُفعل الخيار، تُحفظ العهدة كطلب معتمد APPROVED بانتظار الصرف الفعلي لاحقاً.
يتيح إدخال أي تعليمات مالية، مع إمكانية رفع مستند طلب العهدة أو أمر الاعتماد المالي الورقي الموقع (بصيغة PDF أو صورة حتى 10 ميجابايت) لحفظه سحابياً وإتاحته للمراجعة والتدقيق في أي وقت.
بمجرد تنفيذ الصرف، يُولد النظام قيداً محاسبياً متوازناً مرحلاً تلقائياً بالصيغة القياسية:
* النتيجة: زيادة في الأصول المتداولة (ذمم العهد المعلقة للموظفين) مقابل نقص مماثل في السيولة النقدية أو الرصيد البنكي، دون أي تأثير على قائمة الأرباح والخسائر في هذه المرحلة.
تسجيل فواتير ومصروفات العهدة (Settlement)
تعد نافذة تسوية العهدة القلب الرقابي والمحاسبي لمنظومة النثريات؛ حيث تمكن المحاسب من فحص وإدخال إيصالات وفواتير الشراء التي سددها الموظف، واحتساب ضريبة المدخلات القابلة للاسترداد، وتوجيه التكاليف لمراكزها المعتمدة، وترحيل القيد المحاسبي الآلي لتخفيض ذمة الموظف فورياً.
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
يتكون نموذج التسوية من أربعة أجزاء تكاملية تضمن إحكام الرقابة قبل الترحيل:
تعرض شريطاً علوياً ثابتاً يوضح: رقم العهدة، اسم الموظف المسؤول، إجمالي المبلغ المنصرف، والرصيد المتبقي بالذمة حالياً لتذكير المحاسب بالسقف المالي المتاح للتسوية.
يدعم النموذج إدخال حزمة فواتير متعددة في جلسة واحدة عبر زر «إضافة بند مصروف». وتتضمن حقول كل فاتورة:
يقوم النظام باحتساب فوري لإجمالي الفواتير المدخلة ومقارنتها برصيد العهدة. إذا تجاوز إجمالي الفواتير الرصيد المتاح، يُفعّل النظام مؤشراً أحمر تحذيرياً ويُعطل زر الاعتماد تماماً؛ لمنع تحول ذمة الموظف إلى رصيد دائن غير مصرح به، ويُلزم المنشأة إما بتسوية الفواتير بحدود المتاح وطلب استعاضة نثريات أو زيادة سقف العهدة أولاً.
يترتب على اعتماد تسوية العهدة أثر مالي ثلاثي متوازن ومترابط في الدفاتر والقوائم المالية:
إثبات النفقات فورياً في الفترة المحاسبية الصحيحة، مما يعكس بدقة تكاليف التشغيل ويحدد صافي أرباح المنشأة الحقيقية.
تخفيض ذمة الموظف في حساب الأصول المتداولة (العهد) بمقدار ما تم صرفه، وإثبات رصيد ضريبة المدخلات كأصل ضريبي مسترد.
ترحيل مبالغ الفواتير والضريبة آلياً لخانة مشتريات الإقرار الضريبي للفترة المفتوحة لخصمها من ضريبة المبيعات المستحقة.
تصفير وإقفال العهدة واسترداد الفائض
إذا تبقى فائض نقدي لدى الموظف بعد تسوية جميع الفواتير، يتيح لك النظام النقر على «إقفال وتصفية العهدة». يقوم النظام بتوليد قيد استرداد المتبقي إلى الصندوق أو البنك، وتصبح ذمة الموظف صفراً وتتحول حالة العهدة إلى SETTLED.
الأسئلة الشائعة حول إدارة العهد النقدية والنثريات
هل يمكن للموظف تقديم تسوية عهدة على فترات متعددة؟
نعم، يمكنك اعتماد فواتير تسوية جزئية للعهدة مع بقاء العهدة نشطة بالمبلغ المتبقي لحين انتهاء كامل المبلغ وإقفالها.
كيف يتم إثبات تسوية العهدة مقابل فواتير مشتريات خاضعة للضريبة؟
عند تسجيل تسوية العهدة، ترفق فواتير المصروفات الضريبية ويقوم النظام تلقائياً بتوجيه ضريبة القيمة المضافة المدخلة إلى حساب ضريبة المدخلات للمطالبة بخصمها في الإقرار.
ماذا يحدث للمبلغ المتبقي من العهدة النقدية عند انتهاء الغرض منها؟
يتم النقر على "إقفال العهدة واسترداد المتبقي"، حيث يولد النظام قيد توريد نقدي يودع الفائض في الخزينة أو البنك ويصفر رصيد عهدة الموظف.
اضبط مصروفات العهد والنثريات بدقة
سجل عهد موظفيك وتابع تسويات المصروفات والضريبة بكل سهولة.
فتح إدارة عهد الموظفين