إدارة المستودعات والرقابة اللوجستية في منصة فواتير
توفر المنصة نظاماً متكاملاً لإدارة سلاسل الإمداد الداخلية بين المركز الرئيسي وفروع المبيعات مع فصل حركة المخزون المادية عن المعالجة المحاسبية:
واجهة إدارة المستودعات والبطاقات الرقابية
بطاقات المستودعات مع إحصائيات الحالة، وتنبيهات التجميد للجرد، وأزرار استعراض الأرصدة.
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
الأيقونات التشغيلية وعناصر بطاقة المستودع
توفر الواجهة بطاقة مخصصة لكل مستودع أو فرع، تعرض مؤشراته المالية والتشغيلية وتمكنك من اتخاذ قرارات سريعة عبر الأيقونات التالية:
استعراض أرصدة الأصناف
الانتقال الفوري إلى جدول أصناف المستودع للاطلاع على الرصيد الفعلي، الكميات المحجوزة لطلبات البيع، والمتاح للبيع.
تجميد المستودع للجرد
قفل المستودع برمجياً لمنع إصدار أي فواتير بيع أو شراء أو مناقلات خلال أعمال الجرد الدوري وحتى اعتماد المطابقة.
تعديل بيانات المستودع
تحديث اسم المستودع، الكود، موقعه الجغرافي، أمين المستودع المسؤول، وربطه بالفرع أو مركز التكلفة المحاسبي.
أرشفة وتعطيل المستودع
تعطيل المستودع بأمان عند إغلاقه مع منع الحذف المادي للحفاظ على سلامة الفواتير والقيود المحاسبية التاريخية.
تمييز فوري للحالة: (أخضر: نشط وجاهز للعمليات، سماوي: مجمّد لأعمال الجرد، رمادي: معطل ومؤرشف).
إحصائية لحظية لعدد المنتجات والبنود الفرعية المختلفة المسجلة والمخزنة داخل هذا المستودع.
حساب إجمالي القيمة النقدية للبضاعة المخزنة وفق متوسط التكلفة المرجح (WAC) لمتابعة رأس المال العامل.
رصيد الأصناف بالمستودع والكميات المحجوزة
متابعة دقيقة للرصيد الفعلي (On Hand)، والكميات المحجوزة لطلبات بيع معلقة، والمتاح الصافي للبيع.
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
منظومة الأرصدة الثلاثية ومفهوم الحجز الذكي (Stock Allocation)
لمنع البيع المزدوج أو التعهد ببضائع غير متوفرة، تفصل منصة فواتير الرصيد المخزني إلى 3 مستويات دقيقة:
الرصيد الفعلي المتواجد
إجمالي الكميات الفيزيائية الموجودة حقيقة على أرفف المستودع، والناتجة عن الشراء والاستلام الفعلي (GRN) وأوامر الإنتاج والتسويات المعتمدة.
الكميات المحجوزة
كميات محجوزة لصالح أوامر بيع معتمدة (Sales Orders) أو أوامر مناقلة قيد الشحن لم تخرج بعد؛ يمنع النظام التصرف بها لمنع التضارب.
الرصيد الصافي المتاح
الرصيد القابل للبيع الفوري: (الرصيد الفعلي - المحجوز)، وهو الرقم المعروض لموظفي المبيعات ونقاط البيع لمنع تجاوز المتاح.
أدوات الرقابة والتدقيق في كشف أصناف المستودع
دورة أوامر النقل الداخلي (Transfers Lifecycle)
تتبع رحلة البضاعة بين المستودعات خطوة بخطوة من مرحلة الإنشاء وحتى استلامها الفعلي.
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
مراحل دورة أمر النقل الداخلي (3 مراحل آمنة)
تضمن الدورة عدم فقدان أي قطعة أثناء النقل بين المستودعات والفروع عبر ثلاث مراحل تشغيلية واضحة:
إنشاء وتجهيز الأمر
تحديد المستودع المصدر والمستلم وإضافة الأصناف والكميات والدفعات. لا تتأثر الأرصدة الفعلية في هذه المرحلة، وتظل قابلة للتعديل أو الإلغاء.
تأكيد الترحيل والشحن
تُخصم الكميات من المستودع المصدر وتنتقل إلى حساب وسيط ("بضاعة بالطريق") مع بيانات السائق. لا تدخل في رصيد المستلم حتى وصولها الفعلي.
الفحص وتأكيد الاستلام
يقوم أمين المستودع المستلم بفحص البضاعة وتأكيد الاستلام؛ فتُضاف الكميات فوراً لرصيد المستودع المستلم ويُقفل الحساب الوسيط آلياً.
أوامر قائمة "الإجراء" في جدول أوامر النقل ووظيفة كل أمر
لكل أمر مناقلة قائمة إجراءات منسدلة تتغير خياراتها بذكاء بحسب المرحلة الحالية للأمر والصلاحيات الممنوحة:
نقل الأمر من "مسودة" إلى "في الطريق"، وخصم الكميات من المستودع المصدر وتوليد إشعار الترحيل وبيانات الشاحنة.
متاح للمستودع المستلم فقط؛ لتأكيد استلام الكميات السليمة بعد المطابقة وتغذية رصيد المستودع المستلم فوراً.
طباعة إذن النقل ومنافست الشحنة الرسمي شاملاً تفاصيل البنود والباتشات وتواقيع السائق وأمناء المستودعين.
فتح نافذة تفصيلية شاملة مسار الشحنة، الأوقات الدقيقة، ملاحظات الإرسال والاستلام، وسجل التدقيق المحاسبي.
متاح فقط في مرحلة "مسودة" لتعديل الكميات أو حذف وإضافة أصناف أو تغيير المستودعات قبل اعتماد الشحن.
إلغاء الأمر وفك حجز الكميات فوراً إذا كان مسودة، أو إرجاع الشحنة برمجياً للمستودع المصدر إن أُلغيت أثناء الطريق.
التأثير المحاسبي لبضاعة بالطريق
عند انتقال البضاعة من مستودع لآخر (خصوصاً بين مدن متباعدة)، لا تضاف الكميات للمستودع المستلم إلا بعد تأكيد أمين المستودع الاستلام الفعلي؛ مما يمنع تسجيل مبيعات وهمية لبضاعة لا تزال على شاحنة النقل.
منافست الشحن وسند المناقلة المطبوع
يوفر النظام سند مناقلة رسمي (Transfer Delivery Note) يحتوي على أرقام الشحنة، كود السائق، أرقام التشغيلات (Batches)، وتواقيع مسؤول الإرسال ومسؤول الاستلام لحماية المسؤولية اللوجستية والقانونية.
الأسئلة الشائعة حول المستودعات والتحويلات الداخلية
متى يتم خصم البضاعة من المستودع المصدر وإضافتها لمستودع الاستلام؟
عند إصدار أمر التحويل، يتم خصم الكمية من المستودع المصدر وتحويلها إلى حالة "بضاعة بالطريق" (In-Transit)، ولا تضاف إلى رصيد المستودع المستلم إلا بعد نقر أمين المستودع المستلم على "تأكيد الاستلام والفحص".
هل يترتب على التحويل بين مستودعات نفس المنشأة أي قيود ضريبية؟
لا، التحويل الداخلي بين مستودعات المنشأة لا يُعد توريداً خاضعاً لضريبة القيمة المضافة طالما أنها تابعة لنفس الرقم الضريبي، وتقتصر آثاره على التسوية المحاسبية لتكلفة المخزون بين مراكز الفروع.
كيف يتم التعامل في حال وجود عجز أو تلف أثناء نقل البضاعة بين الفروع؟
يوفر النظام إمكانية "الاستلام الجزئي"، حيث يثبت أمين المستودع المستلم الكمية السليمة فقط، وتُسجل الكميات المفقودة أو التالفة كعجز نقل يولد قيد تسوية خسائر تلقائياً.