مفهوم مساحة العمل والفروع ووحدات الربط في فواتير
في منظومة فواتير، تملك كل منشأة حساباً رئيسياً يسمى مساحة العمل (Workspace Portal)، يمكن أن تتفرع منه عدة فروع جغرافية أو تشغيلية. وفي الجانب التقني لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، يمثل كل فرع أو نقطة إصدار وحدة حلول برمجية (Solution Unit / EGS Unit) مستقلة بشهادة تشفير رقمية خاصة بها تسمى CSID وعداد فواتير تسلسلي مشفر لا يتكرر.
الكيان التجاري القانوني صاحب السجل التجاري والرقم الضريبي الأساسي والمظلة المالية العليا.
المعارض أو المستودعات أو المكاتب التابعة للمنشأة، ولكل فرع مستودعاته وكاشيراته وخزينته الخاصة.
المعرف المشفر المسجل رسمياً لدى خوادم هيئة الزكاة لختم وتوقيع فواتير هذا الفرع رقمياً.
لوحة مساحة العمل وإدارة الشركات والفروع (Portal)
عند تسجيل الدخول كمالك للمنشأة، تظهر لك شاشة مساحة العمل التي تجمع نظرة عامة شاملة على جميع الشركات والفروع وحالة امتثالها:
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
عناصر وأدوات بوابة مساحة العمل (Workspace Portal)
تتألف بوابة مساحة العمل من أربعة عناصر رئيسية توفر التحكم والإدارة المركزية:
تُستخدم للتبديل السريع بين الفروع التشغيلية المختلفة، والوصول المباشر إلى مساحة العمل هذه (بوابة الفروع وإعدادات الربط)، بالإضافة إلى فتح الملف الشخصي للمستخدم وإدارة إعدادات حسابه وكلمة المرور.
خدمة تتيح الإضافة السريعة للمستخدمين وتعيين أدوارهم وفروعهم الأساسية، بينما توجد صفحة مخصصة للإدارة الاحترافية والموسعة للمستخدمين والأدوار وصلاحيات الوصول المتقدمة.
مؤشرات رقمية ورقابية ترصد الحالة التشغيلية والامتثال الإلكتروني لحظة بلحظة:
تتضمن ترويسة المنشأة بياناتها الرسمية ورقمها الضريبي، وتحتوي داخلها على بطاقات منفصلة لكل فرع بشكل مستقل. تشمل بطاقة المنشأة إجراءات (استرداد وحدة قائمة، وتهيئة وحدة ZATCA)، بينما تتضمن كل بطاقة فرع (المستودع الافتراضي، استوديو التقارير، الهوية البصرية، وزر دخول الفرع) كما هو مفصل في القسم التالي.
تفاصيل بطاقة المنشأة، إدارة الفروع، والخيارات المتقدمة
تعرض كل مؤسسة في مساحة العمل بطاقة مركزية تلخص بياناتها القانونية وتوفر إجراءات تكاملية لإدارة الفروع ونقل وحدات الربط والتحكم في الهوية والمستودعات:
انقر على الصورة لتكبيرها بالحجم الكامل
أولاً: إجراءات وإمكانيات بطاقة المنشأة (Organization Card)
تتضمن ترويسة بطاقة المنشأة بيانات السجل التجاري والرقم الضريبي، مع زرين رئيسيين للتحكم في الربط الإلكتروني ونقل التراخيص:
يتيح هذا الخيار استرداد وحدة ربط سابقة تم تكوينها مسبقاً، ويمكن الاستفادة منها بشكل كبير في نقل وحدات الربط بين المؤسسات المختلفة ضمن حسابك، أو استعادة وحدة تم فك ارتباطها وإعادة تشغيلها دون استهلاك تراخيص جديدة أو تكرار الإعدادات من الصفر.
يقوم بتشغيل معالج الامتثال والربط المباشر مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بهدف ربط فرع جديد أو إضافة وحدة ربط إضافية في نفس الفرع لزيادة سرعة وطاقة إصدار الفواتير واجتياز الفحص وتوليد شهادة التشفير الرقمية (CSID) بسهولة.
ثانياً: أدوات وخصائص بطاقة الفرع (Branch Card)
توفر بطاقة كل فرع وصولاً سريعاً ومباشراً لأهم الخيارات التشغيلية والضبط الخاصة به:
تحديد المستودع المرتبط بالفرع الذي تُصرف منه بضائع المبيعات وتُسجل فيه حركات الإخراج والتوريد تلقائياً.
تخصيص قوالب الفواتير، السندات، عروض الأسعار، وتعديل الحقول الظاهرة والمخفية وتنسيقات الطباعة الخاصة بالفرع.
إدارة شعار المنشأة، الألوان الرئيسية، الترويسة والتذييل، والبيانات الإضافية المطبوعة لإبراز علامتك التجارية باحترافية.
الانتقال الفوري والدخول إلى بيئة عمل الفرع المحددة للبدء في إصدار الفواتير ومتابعة عملياته التشغيلية المستقلة.
يرجى ملاحظة أن خيار المستودع الافتراضي لا يظهر في المنشآت المسجلة بنوع "حساب خدمي" (التي لا تتضمن حركة سلع ومخازن). وفي حال رغبتك بإدارة البضائع والمستودعات لاحقاً، يمكنك ترقية الحساب الخدمي في أي وقت إلى حساب شامل يقدم خدمات المستودعات والمخزون وحركات الجرد والتوريد، ليظهر خيار المستودع الافتراضي تلقائياً في بطاقة الفرع فور الترقية.
المعالج الذكي لإعداد المنشأة والربط مع زاتكا (Onboarding Wizard)
صممت فواتير معالجاً تفاعلياً مؤلفاً من 6 خطوات مبسطة تستغرق أقل من 3 دقائق لتهيئة منشأتك وربطها بالكامل مع المرحلة الثانية لزاتكا:
رفع السجل التجاري والشهادة
قم برفع صورة أو ملف PDF للسجل التجاري وشهادة ضريبة القيمة المضافة ليقوم النظام بقراءتها تلقائياً، أو اختر الإدخال اليدوي.
استخراج البيانات بذكاء (OCR)
تستخرج خوارزميات الذكاء الاصطناعي الاسم الرسمي، الرقم الضريبي (15 رقماً)، رقم السجل التجاري، والعنوان الوطني بدقة تامة.
اختيار مسار العمل والامتثال
تحديد ما إذا كنت ترغب في العمل بنظام "الفوترة والربط المباشر مع زاتكا" (المرحلة 2) أو "إصدار فواتير محلي" مع إمكانية التفعيل لاحقاً.
مراجعة وتأكيد بيانات العنوان
التأكد من صحة اسم الشارع، رقم المبنى (4 أرقام)، الرمز البريدي (5 أرقام)، والحي والمدينة بما يطابق العنوان الوطني المسجل في سبل.
رمز OTP وشهادة التشفير CSID
إدخال رمز OTP المكون من 6 أرقام من بوابة "فاتورة"، ليقوم النظام آلياً بتوليد زوج المفاتيح التشفيرية واجتياز الفحص وإصدار CSID.
جاهز لإصدار الفواتير فوراً
اكتمل الربط بنجاح! يتم تفعيل نقطة البيع ومحرر الفواتير لتبدأ بإصدار فواتير ضريبية معتمدة ومختومة بـ QR كود زاتكا القياسي.
كيفية استخراج رمز التحقق (OTP) من بوابة "فاتورة"
لربط منشأتك بهيئة الزكاة في الخطوة الخامسة، يلزمك توليد رمز سري لمرة واحدة (OTP) عبر بوابة فاتورة التابعة للهيئة:
بمجرد إدخال رمز الـ OTP، تتولى منصة فواتير إنشاء المفاتيح التشفيرية غير المتماثلة عبر خوارزمية (ECDSA secp256k1)، وطلب شهادة الامتثال وتوقيعها، وإجراء الفحوصات التجريبية على عينة من الفواتير المبسطة والضريبية، وتثبيت شهادة الإنتاج الرسمية في غضون ثوانٍ دون الحاجة لأي برمجة أو تدخل يدوي معقد.
التبديل الفوري بين الفروع (Branch Context Switcher)
عند العمل اليومي داخل المنصة، تتيح فواتير قائمة منسدلة دائمة في أعلى الشريط العلوي تتيح لك التبديل بين الفروع بنقرة زر واحدة:
بمجرد اختيار الفرع، تتحدث بيانات المخزون، ونقطة البيع، ودفاتر اليومية، ورصيد الخزينة آلياً لتطابق الفرع المحدد فوراً دون الحاجة لتسجيل الخروج.
تحافظ المنصة على تسلسل أرقام فواتير كل فرع مستقلاً عن الفرع الآخر لضمان الامتثال التام لقواعد التشفير التسلسلي الصارمة لزاتكا (Invoice Chaining).
الأسئلة الشائعة حول الفروع والربط مع زاتكا
هل أحتاج إلى اشتراك منفصل لكل فرع؟
تتيح باقات فواتير إضافة عدة فروع تحت نفس المنشأة، وتحصل كل وحدة فرع على ترخيص ربط مستقل وشهادة تشفير CSID خاصة بها وفق متطلبات هيئة الزكاة.
ماذا أفعل إذا ظهرت رسالة خطأ أثناء إدخال رمز OTP؟
تأكد أن مدة الرمز لم تتجاوز ساعة واحدة من وقت استخراجه من بوابة فاتورة، وتأكد من مطابقة الرقم الضريبي للمنشأة في المنصة مع الرقم المسجل به في بوابة الهيئة. وفي حال استمرار المشكلة، يمكنك توليد رمز OTP جديد وإعادة المحاولة فوراً.
ما الفرق بين بيئة المحاكاة (Simulation) وبيئة الإنتاج (Production)؟
بيئة المحاكاة مخصصة لاختبار الفواتير والتأكد من توافق القوالب دون إرسالها فعلياً للهيئة. أما بيئة الإنتاج فهي البيئة الرسمية المعتمدة التي تصدر الفواتير وتعتمدها فورياً ومباشرة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هل يمكن نقل وحدة ربط ZATCA من مؤسسة إلى مؤسسة أخرى داخل حسابي؟
نعم، يتيح لك خيار "استرداد وحدة قائمة" الموجود في بطاقة المؤسسة نقل وحدات الربط الإلكتروني بين المنشآت التابعة لك بسهولة دون الحاجة لشراء وحدات جديدة طالما أن الوحدة ضمن رصيد اشتراكك المتاح.
لماذا لا يظهر خيار "المستودع الافتراضي" في بطاقة الفرع؟
يقتصر ظهور خيار المستودع الافتراضي على الحسابات الشاملة للمستودعات والمخزون. وفي حال كان حسابك "خدمياً" فقط فلا يتطلب مستودعات، ويمكنك ترقية باقتك إلى حساب شامل في أي وقت من لوحة الإعدادات لتفعيل إدارة المستودعات وظهورها تلقائياً.
هل أنت جاهز لتهيئة فروعك والربط مع زاتكا؟
انتقل الآن إلى لوحة مساحة العمل وأطلق معالج الربط والتكامل المباشر.